外国人を日本に招へいするには、ビザ(査証)免除措置が実施されている66の国・地域の外国人を対象とする場合を除き、旅券にビザを取り付けるビザ申請手続きを要します。
ビザ(査証)とは、国外の外国人が所有する旅券が真正かつ有効なものであり、入国目的から国内に入国して問題がないことを、国内の入国審査官に推薦するものです。
親族や友人、取引先会社の社員などを、報酬を支払わない短期滞在(滞在期間90日以内)目的で招へいする場合、まず日本国内の招へい人が、招へい理由書や滞在予定表等を用意し、日本国外の外国人に送付します。次に、招へい人より必要書類を受け取った外国人は、居住地最寄の日本大使館又は総領事館に、旅券や査証申請書等と共に招へい理由書や滞在予定表等を提出しビザ申請を行います。日本大使館又は総領事館の審査を経て、査証が発給されます。
就業や就学等の長期滞在目的で外国人を招へいする場合には、当該外国人の代理人(受け入れ機関の職員等)や弁護士又は行政書士の申請取次者が、国内最寄の地方入国管理局において、当該外国人に代わり「在留資格認定証明書」の交付を受けることが望まれます。この在留資格認定証明書は、外国人の入国目的が虚偽ではなく、日本国の入管法上の在留資格のいずれかの活動に該当するものであることを証明する書類です。外国人がビザ申請をする際にこの証明書を所持していると、所持していない場合に比べビザ発給が円滑に進むとされています。
このように外国人を招へいする際には、招へい人がビザ申請の支援を行うことが不可欠です。